Acerca de mi

Soy Javier Ferrer González.

Actualmente trabajo como desarrollador web backend en Uvinum, estoy finalizando el Grado en Ingeniería Informática en la FIB-UPC y doy clases en el Máster de Programación Web de Alto Rendimiento de LaSalle BCN.

En este blog encontrarás posts sobre internet, programación y reflexiones variadas.

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Mejora de equipos de trabajo: Retrospectivas

En este post trataremos de ver en qué consiste una retrospectiva y cómo puede mejorar el funcionamiento de un equipo de trabajo.

Qué es una retrospectiva?

Una retrospectiva es una dinámica de grupo que se realiza al finalizar un proyecto, o incluso una etapa en concreto del mismo, y se lleva a cabo con la finalidad de sacar a relucir los posibles problemas que hayan podido surgir de una forma mínimamente controlada y en un espacio que facilite la activación de un plan de acción constructivo para que no vuelvan a suceder. De igual forma, también propicia que se destaquen aquellas buenas prácticas que consideramos que debemos reconocer.

Lo que queremos es propiciar un ambiente en el que se puedan gestionar posibles puntos de fricción dentro del equipo

Este tipo de dinámicas se suelen llevar a cabo en equipos de desarrollo de Software que apliquen metodologías ágiles, no obstante y como veremos a través del ejemplo, son perfectamente aplicables a cualquier tipo de proyecto.

Así entonces, vamos a conocer las distintas fases que componen una retrospectiva:

  1. Planteamiento
  2. Redacción de post-its
  3. Construcción del MindMap
  4. Votación de post-its
  5. Conclusión de la sesión
  6. Elaboración del acta

1. Planteamiento

Lo primero que deberemos hacer será establecer las reglas del juego, algo que nos puede llevar entre 10 y 15 minutos. Principalmente se deberá explicar la diferenciación entre roles y la finalidad de cada uno de ellos:

Moderador

Habrá una persona que sea la que vaya llevando el ritmo de la retrospectiva. Es importante tener en cuenta los siguientes factores:

  • No debe haber estado implicado en el proyecto que se analice. Sólo así podrá ser mínimamente imparcial y centrarse en las responsabilidades que como moderador tiene.
  • Debe proporcionar la estructura de la dinámica, con lo cuál, tiene que ser alguien que tenga una mínima experiencia con este tipo de sesiones y sepa cómo gestionarlas.
  • No debe interferir demasiado. La gracia de esto es que los participantes se impliquen y puedan sentirse cómodos para plantear todas las cosas que puedan tener dentro y conseguir así que éstas salgan a la luz para ser debatidas.
  • Empatía. Tal y como indicaba en el punto anterior, si lo que queremos es propiciar un ambiente en el que se puedan gestionar posibles puntos de fricción dentro del equipo, sólo lo conseguiremos con un enfoque basado en la empatía para con los participantes.

Participantes

Son las personas que han estado inmersas en el proyecto a analizar. Un punto interesante de este tipo de dinámicas es que implica a todo el equipo, se tenga el cargo que se tenga, y es crucial que en el inicio de la retrospectiva tomen conciencia de los siguientes puntos:

  • Deben estar abiertos a recibir críticas constructivas. Este tipo de dinámicas sólo tienen sentido si hay voluntad de mejorar, y para ello seguramente se deban cambiar ciertas costumbres o pequeñas cosas que radican en la forma de hacer de cada uno de los participantes. Con lo cuál, si realmente queremos mejorar, hay que empezar por estar predispuestos a reflexionar de forma constructiva y calmada para no perder la capacidad de análisis crítico.
  • No se pueden permitir el lujo de quedarse algo dentro. Si tienen algo que decir, en esta sesión tendrán la oportunidad de hacerlo ya que se les está brindando el escenario ideal para llevarlo a cabo. Con lo cuál, no pueden sentirse coaccionados o cohibidos a la hora de expresar cualquier tipo de problemática, ya que como decíamos en el punto anterior, nos basamos en la voluntad de cambio para mejorar como equipo.
  • Autocrítica. Otro factor que se propicia en este tipo de sesiones es la posibilidad de autocrítica. Como veremos más adelante, por cómo se estructura, nos da la oportunidad de ser nosotros mismos los que asumamos la responsabilidad de ciertos aspectos, con lo cuál, es importante que sepamos que esta posibilidad está ahí y será bien recibida.
  • Reconocimiento de lo positivo. Es importantísimo que no sólo veamos las retrospectivas como el momento de sacar todo lo malo, si no también como la oportunidad de agradecer o realzar el trabajo de un compañero, algo que al igual que los aspectos negativos, también puede quedarse olvidado entre las prisas del día a día.

2. Redacción de post-its

Escribiendo post-its retrospectiva

Una vez que hemos planteado las bases de la sesión y los participantes han tomado conciencia de la relevancia de ésta, se les deberá proporcionar a cada uno de ellos 3 bloques de post-its de un color diferente cada una de ellas. Es importante destacar ciertos aspectos:

  • 1 concepto por post-it. No más.
  • No tienen por qué ser aspectos con una gran envergadura, se acepta perfectamente que se quieran destacar ciertos detalles o lo que cada participante considere oportuno.
  • Apuntar únicamente algunas palabras clave que hagan referencia a lo que queremos plantear, no un escrito explicativo.
  • Conceptos para con terceros o relacionados con uno mismo (autocrítica).

El tiempo estimado de esta fase es algo que puede variar considerablemente en función de los participantes de la dinámica por lo claro que tengan las cosas que quieran plantear, pero también dependerá del periodo de tiempo y la envergadura del proyecto a analizar. No obstante, podríamos marcar una franja entre 15 y 30 minutos tras la explicación previa. Como moderadores, cuando veamos que la frecuencia de escribir nuevos post-its es baja, daremos un aviso de “últimos 5 minutos” para poder dar  un margen al respecto. Más allá de este aviso, el moderador no debería interferir en nada.

El tema de que sean de 3 colores distintos es crucial e, idílicamente, deben ser 3 colores que actúen a modo de semáforo. Para que se entienda mejor, se pueden plantear ejemplos concretos al estilo de los siguientes:

Post-its verdes

Cosas que se consideran positivas. Ya sea porque no se quieran perder o porque simplemente hayan gustado. Aquí entra también lo que comentaba al inicio del post de la posibilidad de poder reconocer el trabajo de los compañeros para ponerlo en valor.

Post-its naranjas

Cosas que “huelen” y que, a pesar de que quizás no son un problema por ahora, pueden llegar a serlo. También entrarían aspectos que se deberían empezar a aplicar.

Post-its rojos

Cosas que se consideran problemas. Aspectos a mejorar, o que simplemente se deberían dejar de hacer de la forma en la que se llevan a cabo actualmente.

3. Construcción del MindMap

MindMap retrospectiva

Una vez los participantes han acabado la fase 2, cada uno de los participantes irá exponiendo uno a uno los post-its que ha escrito explicándolos al resto del equipo.

Al explicar un determinado post-it, lo colocará en una pizarra o mesa en base a agrupaciones de conceptos. Es importante destacar que estas agrupaciones de conceptos se irán creando a medida que sean necesarias en base a los temas que salgan en los post-its, estas agrupaciones tendrán un post-it central de otro color con el título del concepto grupal. Es normal que se vayan teniendo que modificar las agrupaciones a nivel de: dividir un determinado concepto en una sub-agrupación de algo más concreto, fusionar dos conceptos porque inicialmente se pensó que habría más post-its al respecto, etc.

El orden de colocación de los post-its no es crítico, no obstante, personalmente me gusta la idea de ir alternando los distintos tipos de post-its para no subir demasiado el termómetro con cualquiera de ellos. Lo que sí es importante es que cada participante tenga su turno de exposición de sus post-its, coloque todos ellos, y se cierre el turno para pasar al siguiente participante.

Una vez los participantes han acabado de exponer todos los puntos, se hace un repaso de lo que se denomina como “MindMap” (es el mapa que nos queda en la pizarra al haber colocado todos los post-its agrupados por conceptos) . Este repaso nos ayudará a eliminar post-its duplicados, pulir algunos movimientos a nivel de conceptos y sobretodo, empezar a hacer la lectura del MindMap a través de lo que podríamos considerar como “puntos de calor”, es decir: Zonas donde se concentren un alto número de post-its rojos.

4. Votación de post-its

Al realizar este último repaso del MindMap, todos los participantes tienen conocimiento de todos los puntos que han salido a la luz, con lo cuál, ahora lo que deberán hacer es repartir 3 votos entre los distintos post-its. Es necesario que lo hagan basándose en que:

  • Los 3 post-its más votados serán los que se trabajen a conciencia sí o sí.
  • Se pueden repartir los puntos como quieran, existiendo la posibilidad de asignar más de un punto al mismo post-it.
  • Es posible puntuar un post-it verde para que éste tome aún más relevancia en la sesión, no obstante, personalmente considero más interesante que los post-its con más votos sean los naranjas o rojos para así poder trabajarlos en profundidad.

Una vez todos los participantes han repartido los votos, se cogen los 3 post-its con más puntos y por cada uno de ellos se define:

  • Descripción: Concretar qué es lo que está mal, todos los participantes deben entender lo mismo y ser conscientes del por qué hay que cambiarlo.
  • Acción a realizar para cambiar la situación: Importante que ésta sea concreta y medible, es decir: No podemos definir una acción tal que “llevar un mejor control del stock”. Si no que debe estipular qué puntos específicos se entiende que se deben llevar a cabo para que mejore el control de stock, por ejemplo “realizar inventario cada X días”.
  • Responsable de que se lleve a cabo la acción: Destacar el hecho de que esta persona no tiene por qué ser la que finalmente lleve a cabo la acción, de lo que se debe responsabilizar es de gestionar el marco adecuado para que la acción se lleve a cabo, asegurar que se realiza y, finalmente, analizar los resultados obtenidos.
  • Resultado esperado: Para que el responsable pueda analizar los resultados obtenidos, se debe dejar claro qué se espera obtener realizando esa acción y así medir su % de consecución.

5. Conclusión de la sesión

Es crucial que la retrospectiva suponga un punto de inflexión en los 3 post-its a atacar.

Al finalizar la redacción del plan de acción para cada uno de los 3 post-its más votados, se concluirá la sesión intentando que todos los participantes salgan de la misma sabiendo para qué ha servido la sesión y el trabajo futuro a realizar. Es decir: Es crucial que la retrospectiva no quede en “esa reunión que hicimos una vez”, si no que realmente suponga un punto de inflexión en, como mínimo, los 3 post-its a atacar.

6. Elaboración del acta

post-its retrospectiva

Por último, y una vez ya fuera de la propia sesión, el moderador deberá elaborar un acta de la sesión. Este acta recogerá todas las agrupaciones de post-its que han salido y, para cada una de ellas, los post-its individuales según el tipo. A su vez, también será donde se especifiquen los 3 post-its más votados con el respectivo plan de acción propuesto para mejorar.

Conclusión sobre las retrospectivas

Por último, simplemente me gustaría comentar que considero que este tipo de dinámicas son las que ayudan en la mejora continua de los equipos de trabajo. Haciendo que los problemas se ataquen de frente y no se escondan bajo la alfombra, y permitiendo dar valor al trabajo de los compañeros.

Por ello, sinceramente pienso que se deberían llevar a cabo de forma rutinaria indistintamente del tipo de empresa o proyectos que se desarrollen. Esto ha sido la principal motivación para escribir este post: que alguien tome conciencia de estos aspectos y los pueda aplicar :).

Referencias

No me gustaría acabar el post sin hacer una mención especial a Pablo Ros y Albert Garcia, que son las personas que me ha enseñado los conocimientos necesarios para poder llevar a cabo este tipo de dinámicas a través de las que realizamos en Verticomm. ¡Muchas gracias señores!

También destacar este post sobre cómo llevan a cabo las retrospectivas en Atlassian, seguro que también podéis sacar algún aspecto interesante de ellas.

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